Công ty Điện lực Hà Tĩnh khai thác ứng dụng hệ thống quản lý văn phòng trên nền tảng số  

E-Office là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý toàn bộ nghiệp vụ văn phòng truyền thống, giảm thiểu giấy tờ thủ tục không cần thiết, tiến tới số hoá và tự động hoá các nghiệp vụ văn phòng cho doanh nghiệp.

Hiện tại, Công ty Điện lực Hà Tĩnh sử dụng phiên bản mới nhất E-Office 3.0 và đang hoạt động rất hiệu quả. Chỉ cần có kết nối Internet hoặc 3G người quản lý sẽ dễ dàng truy cập, xử lý công việc mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, tiến độ công việc luôn được theo dõi sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Tất cả các phòng chức năng của Công ty đến các đơn vị thực thuộc đều đang khai thác tối đa tiện ích này.

Theo đó, Công ty Điện lực Hà Tĩnh đã thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020. Cùng với đó, Công ty cũng tiến hành lập lịch công tác tuần, xử lý hồ sơ công việc, lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ điện tử qua hệ thống E-Office 3.0 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Ông Phan Trọng Thắng - Phó Chánh Văn phòng Công ty Điện lực Hà Tĩnh cho biết: tính từ đầu năm đến nay, hệ thống văn phòng điện tử Công ty đã xử lý gần 8.000 văn bản đi và đến. Bên cạnh lợi ích quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng thì văn phòng điện tử còn giúp các cấp lãnh đạo từ công ty đến các điện lực trực thuộc có thể chỉ đạo điều hành và quản lý các công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi một cách rõ ràng, thuận tiện. Mặt khác, đối với nhân viên, người lao động sau khi được cấp tài khoản (account) và phân quyền theo từng vị trí công việc có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý từ đó nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao và báo cáo công việc kịp thời.

Hệ thống văn phòng điện tử được thực hiện theo một quy trình khép kín, tích hợp dịch vụ chữ ký điện tử cho tất cả lãnh đạo, văn thư đơn vị đến các nhân viên, nhằm thực hiện việc ký văn bản đi, văn bản đến Online, đảm bảo an toàn tuyệt đối trên môi trường interrnet. Các loại văn bản đến, đi đều được văn thư số hóa, cập nhập chuyển đến lãnh đạo xử lý và giao việc cho các phòng chuyên môn hoặc cá nhân. Nội dung dự thảo các văn bản chỉ đạo theo chức năng nhiệm vụ, được duyệt qua lãnh đạo Phòng sau đó trình lãnh đạo cấp trên xem xét phê duyệt.

Chia sẻ về công năng và tính hiệu quả của việc khai thác ứng dụng hệ thống quản lý văn phòng trên nền tảng số, bà Nguyễn Thị Thu Hiền – nhân viên văn phòng hào hứng cho rằng: nếu như trước đây, việc tra cứu, tìm kiếm một công văn, báo cáo đã ban hành mất rất nhiều thời gian và công sức thì từ khi ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động văn phòng, việc quản lý văn bản trở nên đơn giản hơn. Từ phân loại, cập nhật, xử lý thông tin văn bản đi/đến hay tra cứu hồ sơ lưu trữ trên không gian mạng đều được thực hiện rất dễ dàng, chính xác và thuận tiện, tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực.

Việc quan tâm đầu tư nâng cấp và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn phòng của Công ty Điện lực Hà Tĩnh trong thời gian qua vừa nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành, vừa tạo môi trường công việc dân chủ, công khai, chuyên nghiệp và nâng cao năng suất lao động. Đây là hướng đi tất yếu trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 đồng thời phù hợp với định hướng chuyển đổi số của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.