Kế hoạch tài chính – Nhân tố thành bại của mọi doanh nghiệp

Kế hoạch tài chính là một công cụ quản trị nằm trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh, yếu tố này đóng vai trò trung tâm, có tính chất “xương sống” của mọi doanh nghiệp. Thiếu một kế hoạch tài chính khả thi, nhà quản lý không thể có cái nhìn tổng quát về hiện trạng của doanh nghiệp, dẫn đến việc sử dụng các nguồn tiền kém hiệu quả và bị động trong thanh khoản. Khi đó, doanh nghiệp hoạt động thiếu tính ổn định, khó thực hiện được các mục tiêu đề ra. Đây là yếu tố then chốt, mang đến sự thành bại của một doanh nghiệp.

Ảnh: Internet

Kế hoạch tài chính là bản tổng hợp dự kiến các nhu cầu về tài chính của doanh nghiệp trong tương lai. Nội dung chính của nó thể hiện những dự báo về doanh thu và chi phí, đồng thời phản ánh các dòng tiền vào ra của một doanh nghiệp. Trong đó, các khoản chi phí sẽ được phân chia theo từng khoản mục khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Chẳng hạn như: nguyên vật liệu chính, kinh phí cho hoạt động bán hàng – marketing, chi phí quản lý doanh nghiệp, đầu tư thiết bị thay thế, đầu tư mở rộng sản xuất… Bên cạch đó, sẽ kèm theo các thuyết minh về lý do phát sinh các khoản chi phí trên, cũng như nguyên nhân phát sinh dòng tiền, để đạt được các mục tiêu tương ứng.

Việc lập kế hoạch tài chính rất quan trọng với mọi doanh nghiệp.Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp Việt Nam đều không ý thức được tầm quan trọng của nó và thường bị bỏ qua, hoặc xây dựng không mang tính hệ thống, mà hầu hết chỉ mang ý nghĩa về thủ tục, hoặc có tính chất đối phó. Nguyên nhân là do phần lớn các nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp đều đang thiếu hụt về kiến thức quản lý tài chính. Họ luôn tự tin vào kinh nghiệm và năng lực chuyên môn khi điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Luôn tin tưởng rằng việc kiểm tra, quyết định và tự tay ký duyệt toàn bộ các khoản chi tiêu, sẽ là biện pháp quản lý tài chính chặt chẽ nhất, không gây ra thất thoát cho doanh nghiệp, vì thế không cần lập kế hoạch tài chính. Điều này làm cho doanh nghiệp khó phát triển, các hoạt động dễ bị chồng chéo, không tập trung được nguồn lực tài chính để phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Khi quy mô sản xuất kinh doanh được mở rộng, nếu không có một kế hoạch tài chính cụ thể, nguy cơ mất kiểm soát tài chính sẽ tăng cao, khả năng thanh toán trong ngắn hạn và dài hạn giảm, đẩy doanh nghiệp đến bờ phá sản. Đây chính là điểm yếu của hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.

Nhiều “ông chủ” khi mới thành lập doanh nghiệp của mình, thường điều hành theo bản năng, không cần kế hoạch tài chính. Họ tin tưởng vào kế hoạch mình dự tính trong đầu. Họ lập luận rằng, các diễn biến của thị trường luôn thay đổi, dẫn đến các dự báo trước cũng sẽ bị sai lệch. Vì vậy việc lập kế hoạch là không còn ý nghĩa. Mọi công việc phát sinh sẽ được xử lý theo từng tình huống, mà không cần xây dựng mục tiêu và chiến lược cụ thể. Đây là sai lầm cơ bản nhất mà nhiều nhà quản lý mới khởi nghiệp mắc phải, điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của công ty.

Một số doanh nghiệp, mục đích xây dựng kế hoạch tài chính chủ yếu để làm để làm “trang sức”, tạo niềm tin cho các nhà tài trợ vốn, nhà đầu tư, cổ đông về sự minh bạch, bài bản trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, họ không có nhu cầu xem xét đánh giá lại việc thực hiện các mục tiêu, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoặc cũng có thể do doanh nghiệp phát triển nóng, nhân sự và công tác quản trị chưa theo kịp thực tế. Các số liệu trong kế hoạch tài chính được bộ phận kế toán “bốc thuốc” một cách mù mờ, không có sự khảo sát đánh giá tính chính xác thông tin đầu vào. Vì vậy, bản kế hoạch tài chính thiếu tính thực tiễn, không đáp ứng được nhu cầu quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong các trường hợp này, mục đích chính mà các nhà quản lý lập kế hoạch tài chính chỉ nhằm bảo vệ uy tín cá nhân của họ khi bị các cổ đông chất vấn, đánh giá năng lực quản trị công ty, chứ không nhằm mục đích xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh để doanh nghiệp đi đến thành công, là điều không hề dễ dàng. Với một kế hoạch tài chính rõ ràng, nhà quản lý sẽ có cái nhìn bao quát về tổng thể các hoạt động, định vị được năng lực, vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Trên cơ sở đó, nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định lựa chọn các mục tiêu như tối ưu hóa lợi nhuận, hay tối ưu hóa giá trị doanh nghiệp, cũng như sắp xếp chính xác được các mục tiêu ưu tiên. Đồng thời sẽ có phương án sử dụng các nguồn lực tài chính và các giải pháp tương ứng khi thực hiện.

Thông qua các con số giả định, đã được khảo sát thực tế trên bản kế hoạch, nhà quản lý có thể nhìn thấy hiệu quả kinh tế của toàn bộ hoạt động trong công ty, của từng sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, tạo sự chủ động trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, khi nhà quản lý nắm được khả năng sinh lời của sản phẩm dịch vụ, đương nhiên sẽ đưa ra được các quyết định về cơ cấu sản phẩm và quy mô sản xuất. Hay khi nắm được lợi nhuận thuần, nhà quản lý có thể chủ động điều chỉnh các chi phí hoạt động như: chi phí chiết khấu, khuyến mại, marketing nhằm mục đích chiếm lĩnh thị trường hay giải quyết hàng tồn kho, hoặc thay đổi chi phí khấu hao tài sản cố định cho phù hợp, nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận.

Một kế hoạch tài chính cụ thể, sẽ loại bỏ được những ý tưởng bất chợt, ngẫu hứng của nhà quản lý. Họ phải tuân thủ theo kế hoạch của dòng tiền, kế hoạch ngân sách của từng bộ phận,nhằmđảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Khi nhà quản lý quá lạm dụng quyền lực điều hành, nguy cơ sai lệch kế hoạch sử dụng dòng tiền xuất hiện, các mục tiêu kinh doanh có thể bị phá vỡ, dẫn đến tình trạng mất khả năng thanh toán, tiền đề cho sự phá sản của doanh nghiệp trong tương lai.

Kế hoạch tài chính sẽ giúp cho nhà quản lý kiểm soát được chi tiêu hợp lý, giảm thiểu lãng phí. Thông qua kế hoạch tài chính, nhà quản lý sẽ xây dựng kinh phí hoạt động cho từng bộ phận theo các mục tiêu xác định. Các bộ phận được chủ động thực hiện, triển khai công việc và có trách nhiệm phải hoàn thành mục tiêu đặt ra, với nguồn kinh phí đã được phê duyệt. Khi phát sinh các nguồn kinh phí ngoài kế hoạch, nhà quản lý sẽ nắm bắt được mức độ ảnh hưởng đến các mục tiêu kinh doanh và có sự tính toán phù hợp để điều chỉnh, chủ động trong việc đưa ra quyết định. Nhìn chung, đây là công cụ để nhà quản lý kiểm soát được chi phí hoạt động của công ty.

Kế hoạch tài chính cũng là cơ sở để nhà quản lý đánh giá, phân tích, xác định được yếu tố bất hợp lý trong khi thực hiện công việc. Từ đó kịp thời điều chỉnh phương án kinh doanh, thay đổi ngân sách hoạt động để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu tương ứng. Chẳng hạn sau khi phân tích số liệu, nhà quản lý nhận thấy doanh số trong kỳ thực hiện bị giảm so với kế hoạch và có bằng chứng sẽ tiếp tục giảm, không đạt được mục tiêu doanh thu đặt ra. Nếu tiếp tục giữ nguyên toàn bộ các kinh phí bán hàng theo phương án cũ, sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu lợi nhuận và có thể gây lãng phí, mất cơ hội kinh doanh, hay tăng ngân sách cho hoạt động quảng cáo thì doanh thu sẽ thay đổi ra sao, hoặc thông qua các chỉ số tỷ trọng chi phí, nhà quản lý có thể đánh giá mức độ ảnh hưởng đến các mục tiêu, để có những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp.

Căn cứ vào kế hoạch tài chính, nhà quản lý sẽ có những định hướng dài hạn, có sự chuẩn bị về nguồn lực tài chính để đảm bảo thực hiện, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục, duy trì sự tăng trưởng, đảm bảo niềm tin cho nhà tài trợ vốn. Đồng thời, qua đó giúp các nhà đầu tư đánh giá được năng lực quản trị và giá trị của doanh nghiệp.

Vai trò kế hoạch tài chính trong một doanh nghiệp là việc làm không thể thiếu. Nhưng do chính sách, quy mô hoạt động của doanh nghiệp là giả định, không chắc chắn hoàn toàn. Vì vậy khi thực hiện cần phải có sự phối hợp, kiểm soát và điều chỉnh thường xuyên. Công tác kế hoạch nói chung, mới chỉ là bước khởi đầu, tạo khuôn khổ hướng tới các mục tiêu cụ thể. Để đảm bảo cho sựthành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều công cụ quản trị và đồng thời thực hiện các giải pháp khác một cáchlinh hoạt.

Tuấn Hoàng – Ban Chuyên đề