Kế toán quản trị - Công cụ quản lý thiết yếu trong doanh nghiệp

Khi tham gia vào nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động và chịu nhiều rủi ro, dưới tác động của thị trường. Việc phải cạnh tranh với các đối thủ có tiềm lực về tài chính, kỹ năng quản trị, kinh nghiệm thương trường, luôn là bài toán khó cho nhiều chủ doanh nghiệp. Muốn đứng vững được trên thị trường, đạt được mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp, đòi hỏi nhà quản lý phải có một hệ thống kiểm soát và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và điều hành.

Ảnh: Internet

Hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý, đáp ứng được nhu cầu thông tin, tăng năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh tế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến công tác kế toán quản trị, việc ra quyết định kinh doanh chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý, chứa đựng nhiều rủi ro, nguy cơ thất bại luôn hiện hữu.

Theo luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị được hiểu là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin tài chính theo yêu cầu quản trị nội bộ công ty. Xét trên góc độ quản lý doanh nghiệp, kế toán quản trị là công cụ quản trị, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin và đưa ra các quyết định tối ưu trong công tác quản lý điều hành. Thông qua việc thực hiện các chức năng như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá kết quả, ra quyết định liên quan đến quá trình huy động và sử dụng các nguồn lực, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó thể hiện ý chí và nghệ thuật trong quản lý điều hành của từng nhà quản trị.

Trong doanh nghiệp, kế toán quản trị giữ vai trò trung tâm, giúp nhà quản lý nắm bắt được thực trạng tình hình tài chính kinh doanh, hoạch định chiến lược, kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, công cụ quản lý này chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm, hoặc được sử dụng hạn chế trong một số khâu như lập kế hoạch, dự toán chi phí giá thành và đánh giá thông tin giản đơn để đưa ra quyết định. Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán quản trị không đồng bộ, thiếu tính kết nối giữa các mục tiêu, phân tích đánh giá dữ liệu riêng lẻ theo từng bộ phận, dẫn đến thông tin sử dụng cho việc quản lý điều hành, thiếu khách quan, không đủ tin cậy. Đây là nguyên nhân đưa đến các quyết định sai lầm của các nhà quản trị, đẩy doanh nghiệp vào tình trạng khó khăn, kinh doanh thua lỗ. Thất bại ở một số tập đoàn, Tổng công ty lớn của nhà nước trong thời gian vừa qua như Vinashin, Vinalines, PVN, Vicem… có một phần nguyên nhân không nhỏ, từ việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị và khâu kiểm soát nội bộ yếu kém.

Ảnh: Internet

Đa phần trong doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, công tác kế toán hầu như chỉ phục vụ cho mục đích lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho cổ đông, các tổ chức tín dụng và phục vụ việc thanh kiểm tra của cơ quan thuế. Thông tin kế toán dành cho mục đích quản trị còn rất hạn chế, các quyết định thường theo cảm tính, trên cơ sở kinh nghiệm và ý chí chủ quan của nhà quản lý. Bởi không có hệ thống kế toán quản trị trợ giúp, dẫn đến việc điều hành doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng “mưa lúc nào, mát mặt lúc đó”, không có mục tiêu dài hạn để phát triển doanh nghiệp. Khi gặp cơ hội thì tự khắc thành công, không dự đoán được tương lai. Những thành công này, có thể bị chôn vùi do một tác động rất nhỏ từ biến động của thị trường, hoặc chính sách nhà nước thay đổi.

Các doanh nghiệp siêu nhỏ, do tiết kiệm chi phí nên công tác kế toán được thuê ngoài toàn bộ. Người được thuê chỉ chuyên làm nhiệm vụ báo cáo thuế, báo cáo tài chính. Do không nắm bắt được hoạt động thực tế của doanh nghiệp, thiếu kỹ năng nghiệp vụ, nên không thể lập được các báo cáo quản trị và điều quan trọng hơn, chính các chủ doanh nghiệp không có nhu cầu hoặc không hiểu hết lợi ích của công cụ kế toán quản trị, để áp dụng cho phù hợp.

Một rào cản lớn nữa đó là sự thiếu hụt kiến thức quản trị doanh nghiệp, dẫn đến vai trò của công tác kế toán quản trị không được coi trọng. Những người có chuyên môn như Kế toán trưởng hay Giám đốc tài chính cũng hiểu sai kế toán quản trị từ nội dung đến cách thức xây dựng. Họ thường cho rằng tổ chức hệ thống kế toán quản trị là không cần thiết, bởi đã có hệ thống kế toán tài chính. Kế toán quản trị cũng chính là kế toán tài chính chi tiết. Các khoản chi phí của doanh nghiệp, đều đã được thực hiện chi tiết trên hệ thống tài khoản kế toán như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí khấu hao; chi phí tiền lương cho bộ phận bán hàng, quản lý; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác… Chính vì nhận thức sai lầm này, nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua không ít cơ hội thành công.

Trên thực tế, kế toán quản trị và kế toán tài chính đều là những bộ phận không thể tách rời hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Nó hoàn toàn không có mâu thuẫn, mà tạo nên sự hỗ trợ cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt chức năng phản ánh và cung cấp thông tin kế toán. Trong đó, kế toán tài chính đi sâu vào các thông tin trong quá khứ, xác minh các sự kiện đã xảy ra, tuân theo chế độ kế toán và các chuẩn mực, mang tính chính xác cao, giữ vai trò cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, như cơ quan quản lý nhà nước, cổ đông, nhà đầu tư, nhà cung cấp.

Đối với kế toán quản trị, chủ yếu đặt trọng tâm hướng tới tương lai, thông tin đòi hỏi phải cập nhật nhanh, kịp thời, giúp nhà quản lý chớp thời cơ, đưa ra các quyết định chính xác. Kế toán quản trị nhấn mạnh về tính linh hoạt, sáng tạo, đi sâu vào chi tiết từng mảng hoạt động của doanh nghiệp, thông tin được tổng hợp và phân tích dưới nhiều góc độ khác nhau, theo nhu cầu của từng nhà quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ.

Việc ra quyết định là công việc thường xuyên của các nhà quản trị, nó ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của mọi hoạt động trong một doanh nghiệp. Khi không có thông tin kế toán quản trị hoặc nhà quản lý chưa thực sự tin tưởng vào số liệu do kế toán cung cấp, doanh nghiệp sẽ thiếu thông tin có tính định hướng để đưa ra quyết định. Nhà quản lý sử dụng kinh nghiệm cá nhân để đánh giá hiệu quả phương án, dẫn đến các quyết định có thể sai lầm, ẩn chứa nhiều rủi ro. Để có một quyết định tài chính tối ưu, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra cho nhà quản lý là phải có hệ thống cung cấp thông tin, phục vụ cho việc kiểm soát và ra quyết định. Vì vậy, bất kể doanh nghiệp ở quy mô nào cũng cần thiết phải có một hệ thống kế toán quản trị, đáp ứng nhu cầu quản lý.

Trên cơ sở giả định tin cậy, kế toán quản trị giúp nhà quản lý tổng hợp, lập dự toán, phán đoán kết quả các chỉ tiêu kinh tế có thể xảy ra, đánh giá được tác động và ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chỉ tiêu kinh tế trong các phương án kinh doanh. Đây là cơ sở giúp nhà quản lý tìm được phương thức tốt nhất, khai thác tiềm năng để phát triển doanh nghiệp, giúp giám sát tình hình thực hiện ở từng bộ phận, khai thác tối đa năng lực quản lý của các trưởng bộ phận, trong cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán quản trị tạo nên hệ thống thước đo, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, toàn diện, nhằm đo lường hiệu quả từng mục tiêu, từng hoạt động cụ thể. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng thước đo tài chính như lợi nhuận, khả năng sinh lời trên vốn chủ sở hữu, hay tỷ suất lợi nhuận ròng trên tài sản, để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Về bản chất, các chỉ tiêu này mới phục vụ được các mục tiêu ngắn hạn, đôi khi thiếu động lực phát triển trong dài hạn. Trong khi đó, kế toán quản trị sử dụng nhiều thước đo khác nhau như hiện vật, giá trị, tài chính, thị trường… Mỗi mục tiêu sẽ sử dụng một thước đo khác nhau, trên cơ sở thông tin kế toán quản trị cung cấp để đánh giá, giám sát hiệu quả cho từng mục tiêu, từng khâu cụ thể.

Chẳng hạn trong giai đoạn tăng tốc, sản phẩm cần được bao phủ thị trường, nhất thiết doanh nghiệp phải tăng ngân sách chi cho marketing, quảng cáo, chiết khấu khuyến mại… dẫn đến lợi nhuận sẽ sụt giảm. Nếu sử dụng đơn thuần thước đo tài chính thì nhận thấy ngay hiệu quả kinh tế thấp, thậm chí là lỗ, gây ra sự đắn đo khi quyết định. Ngược lại, nhà quản trị chấp nhận đánh đổi mục tiêu lợi nhuận trong ngắn hạn, thông qua tăng thị phần để đạt được hiệu quả về giá trị thương hiệu của sản phẩm đó. Khi sản phẩm đã chiếm lĩnh được thị trường, hiệu quả kinh tế trong dài hạn sẽ dần xuất hiện.

Hệ thống kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp phân loại chi phí theo từng hoạt động, phân bổ chi phí chính xác, cung cấp thông tin đầy đủ về giá thành sản phẩm, định được giá bán và xác định kết quả kinh doanh chính xác theo từng sản phẩm. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp về chiến lược sản phẩm, cũng như đầu tư công nghệ và thiết bị. Chẳng hạn, đầu vào – đầu ra của sản phẩm có sự biến động về giá, việc phân loại chi phí sản xuất thành biến phí và định phí, sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng điều chỉnh cơ cấu chi phí thích hợp với điều kiện kinh doanh, hướng tới kết quả kinh doanh tốt hơn.

Kế toán quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các yếu tố đầu vào, giảm giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả kinh tế và lợi thế cạnh tranh. Thông qua hoạt động phân tích, so sánh kết quả thực hiện về chi phí, giá thành với dự toán, chi phí tiêu chuẩn, chi phí định mức. Kế toán quản trị giúp tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, có giải pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi mục tiêu cuối cùng trong hoạt động của doanh nghiệp là lợi nhuận thu về, khi đầu tư vào một lĩnh vực nào đó. Do vậy, việc kiểm soát chi phí là hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng tới việc tăng giảm lợi nhuận. Nguy hiểm hơn, khi nhà quản lý không nhận biết được chi phí phát sinh tăng, vượt mức tiêu chuẩn quá nhiều sẽ dẫn đến thua lỗ, phá sản.

Để hệ thống kế toán quản trị phát huy được hiệu quả, các nhà quản lý cần nhận thức được sự cần thiết của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp. Cần phân biệt được phạm vi, nội dung, phương pháp tiến hành để tổ chức bộ máy, xây dựng hệ thống thu thập, xử lý thông tin và chế độ báo cáo phù hợp. Bên cạnh đó, cần có sự tham gia tích cực của lãnh đạo cao cấp, giúp nhận diện chính xác chiến lược phát triển của doanh nghiệp, cần có ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm về quản trị, chú trọng vào công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cấp chuyên viên, nhằm đáp ứng được yêu cầu của hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Tuấn Hoàng